Ποια είναι η έννοια των δεδουλευμένων;

Η λογιστική για τις μικρές επιχειρήσεις θα ήταν πολύ απλούστερη εάν πληρώσατε για όλη τη δουλειά σας αμέσως και στη συνέχεια πληρώσατε για όλες τις αγορές σας μόλις έχετε παραλάβει τα αγαθά. Η πραγματική κατάσταση είναι πιο περίπλοκη. Μπορεί να χρειαστούν εβδομάδες ή και μήνες για τους πελάτες να σας πληρώσουν και, από την άλλη πλευρά, μπορεί να έχετε εβδομάδες ή και μήνες για να πληρώσετε μερικούς από τους λογαριασμούς σας, τα έξοδα που πραγματοποιήσατε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμα. Η έννοια της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση λαμβάνει υπόψη αυτές τις καθυστερήσεις. Εάν χρησιμοποιείτε την έννοια του δεδουλευμένου αποτελέσματος, καταγράφετε κάθε συναλλαγή όταν εμφανίζεται, ανεξάρτητα από το πότε πληρώνετε ή πληρώνεστε.

Επιλέγοντας μετρητά ή δεδουλευμένα

Το αντίθετο από ένα σύστημα αυτοτέλειας των χρήσεων είναι ένα σύστημα μετρητών, το οποίο καταγράφει κάθε συναλλαγή όταν τα χρήματα αλλάζουν τα χέρια, ανεξάρτητα από το πότε αγοράσατε ή πουλήσατε τα εμπορεύματα. Όταν ρυθμίζετε το λογιστικό σας σύστημα, εσείς και ο λογιστής σας θα επιλέξετε να δηλώσετε εισόδημα και δαπάνες σε ταμειακή βάση ή σε δεδουλευμένη βάση. Η ομοσπονδιακή φορολογική σας φόρμα θα σας ρωτήσει ποιο λογιστικό σύστημα χρησιμοποιείτε. Μπορείτε να μεταβείτε από μετρητά σε δεδουλευμένα ή αντιστρόφως, αλλά μπορείτε να το κάνετε μόνο μία φορά.

Ένα σύστημα αυτοτέλειας των χρήσεων σας επιτρέπει να παρακολουθείτε στενά τη συσχέτιση ανάμεσα σε αυτά που ξοδεύετε και σε αυτά που κερδίζετε. Εάν ασκείτε μια επιχείρηση κατασκευής και αγοράζετε υλικά για να παραγγείλετε μια παραγγελία που αποστέλλετε την ίδια εβδομάδα, η λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων θα σας επιτρέψει να ταιριάξετε στενά τα ποσά που δαπανούν με τις πωλήσεις που δημιουργείτε από τα ίδια υλικά. Αυτές οι πληροφορίες είναι χρήσιμες για την αξιολόγηση της κερδοφορίας της εταιρείας σας, αλλά και για την πραγματοποίηση βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων προσαρμογών.

Αντίθετα, ένα σύστημα μετρητών σας βοηθά να κατανοήσετε και να διαχειριστείτε το λειτουργικό κεφάλαιο. Η ταμειακή λογιστική δεν είναι απαραιτήτως η ίδια με τη λογιστική ταμειακών ροών, η οποία επίσης εμφανίζεται στη ροή χρημάτων από συναλλαγές που δεν θα εμφανίζονται απαραιτήτως στις δηλώσεις κερδών και ζημιών σας, όπως το κεφάλαιο από τα δάνεια που λαμβάνετε και οι δαπάνες για την αποπληρωμή δανείου αρχικά ποσά. Παρόλο που το σύστημα ταμειακής λογιστικής δεν περιλαμβάνει τα δάνεια κεφαλαίου και τις πληρωμές κεφαλαίου δανείου στον υπολογισμό για τα καθαρά κέρδη σας, συσχετίζεται πιο στενά με την ταμειακή σας ροή από ένα σύστημα που ακολουθεί την έννοια του δεδουλευμένου κεφαλαίου.

Η σημασία της έννοιας της δεδουλευμένης αξίας

Αν και η λογιστική μετρητών δίνει μια σαφέστερη ιδέα για το πόσα χρήματα έχετε, η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση δίνει μια σαφέστερη ιδέα για το τι συμβαίνει στην επιχείρησή σας. Αν έχετε πουλήσει ένα φορτίο πουκάμισων αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη για την αποστολή, η επιχείρησή σας έχει κάνει ακόμα την πώληση και είναι απλώς θέμα χρόνου πριν πληρώσετε. Εάν η εταιρεία σας έχει εξωτερικούς μετόχους, θα θέλουν να δουν ότι η επιχείρησή σας αποφέρει κέρδη και θα προσφέρει επαρκή απόδοση στις επενδύσεις τους. Ένα λογιστικό σύστημα που χρησιμοποιεί την έννοια του δεδουλευμένου αποτελέσματος θα παρουσιάσει τις επιτυχίες της εταιρείας σας, οι οποίες είναι πραγματικές, ακόμη και αν η πληρωμή δεν έχει αλλάξει ακόμα.

Δεδουλευμένη λογιστική και εισπρακτέοι λογαριασμοί

Ακόμη και αν το λογιστικό σας σύστημα βασίζεται στην έννοια του δεδουλευμένου αποτελέσματος, οι οικονομικές καταστάσεις σας θα εξακολουθούν να αντανακλούν το γεγονός ότι οι πελάτες σας δεν έχουν ακόμη πληρώσει για κάποια εργασία που έχετε κάνει. Ο ισολογισμός σας, ο οποίος εμφανίζει τα συνολικά σας στοιχεία ενεργητικού και παθητικού σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, περιλαμβάνει ένα ποσό για εισπρακτέους λογαριασμούς ή ποσά που σας χρωστάνε οι πελάτες σας. Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί αντανακλούν τη διαφορά μεταξύ συστήματος ταμειακών ροών και λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, τουλάχιστον στην πλευρά των εσόδων. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί, οι οποίοι εμφανίζονται στον ισολογισμό σας ως υποχρέωση, αντικατοπτρίζουν τη διαφορά μεταξύ των δύο λογιστικών συστημάτων στην πλευρά των δαπανών. Αυτοί οι αριθμοί βοηθούν στο κλείσιμο του λογιστικού σας συστήματος, δίνοντάς σας μια σαφέστερη ιδέα για το πώς τα έσοδα και οι δαπάνες σας μεταφράζονται πραγματικά σε μετρητά.