Σημασία της αποτελεσματικής επικοινωνίας στη λογιστική
Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι σημαντική για κάθε επιχείρηση που ασχολείται με υπαλλήλους και εξωτερικούς συνεργάτες, όπως πωλητές και πελάτες. Επειδή η λογιστική είναι ένα εγγενές μέρος οποιασδήποτε επιχείρησης, οι καλές δεξιότητες επικοινωνίας είναι εξίσου ζωτικές σε αυτόν τον τομέα όπως και σε κάθε άλλη. Σημαντικά οικονομικά καθήκοντα, όπως η προετοιμασία του προϋπολογισμού και η υποβολή εκθέσεων, η καταβολή λογαριασμού, η καταβολή μισθοδοσίας και η καταγραφή του εισοδήματος, πρέπει να παρουσιάζονται σωστά στη διοίκηση και άλλα για να είναι χρήσιμα και ουσιαστικά.
Διαχείριση Βοήθειας Κάνει Καλή Απόφαση
Η πιο σημαντική χρήση των λογιστικών στοιχείων είναι η επικοινωνία σημαντικών πληροφοριών, επιτρέποντας στη διοίκηση να λαμβάνει σωστές αποφάσεις. Για να είναι αποτελεσματικές, τα λογιστικά στοιχεία πρέπει να έχουν νόημα και να είναι κατανοητά. ή αλλιώς, είναι απλώς ένας κατάλογος αριθμών χωρίς πραγματική σημασία. Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν πρότυπα για εσωτερικές αναφορές για να επικοινωνούν πληροφορίες σε ένα θέμα που είναι οικείο και εύκολο στη χρήση από τη διοίκηση. Για παράδειγμα, τα τμήματα μπορούν να λαμβάνουν μηνιαίες αναφορές «πραγματικού έναντι προϋπολογισμού» κάθε μήνα, χρησιμοποιώντας την ίδια μορφή, διευκολύνοντας την κατανόηση και την ανάλυση.
Εμφάνιση επενδυτών Πώς η επιχείρηση κάνει
Ένας άλλος σημαντικός χρήστης των λογιστικών πληροφοριών είναι ο επενδυτής, ο οποίος θέλει να ξέρει πώς μια επιχείρηση κάνει οικονομικά. Συνήθως αυτού του είδους οι πληροφορίες ανακοινώνονται μέσω τυποποιημένων εκθέσεων, όπως οι ισολογισμοί και οι καταστάσεις αποτελεσμάτων, οι οποίες καταρτίζονται βάσει γενικά αποδεκτών λογιστικών αρχών.
Ο ισολογισμός παρουσιάζει στοιχεία ενεργητικού, συμπεριλαμβανομένων των ταμειακών διαθεσίμων, των υποχρεώσεων και των ιδίων κεφαλαίων. Η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων παρουσιάζει τα έσοδα και τα έξοδα μιας επιχείρησης σε ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο. Και οι δύο καταστάσεις καταρτίζονται με τον ίδιο τρόπο κάθε μήνα ή περίοδο, επιτρέποντας συγκρισιμότητα και ανάλυση, από την άποψη του επενδυτή.
Πολλοί επενδυτές μπορεί επίσης να θέλουν να δουν δηλώσεις ταμειακών ροών με πληροφορίες σχετικά με χρήματα που εισέρχονται και εξέρχονται από μια επιχείρηση. Μπορούν επίσης να ζητήσουν ειδική αναφορά.
Αποδείξτε ότι έχετε πληρώσει τους φόρους σας
Οι λογιστικές πληροφορίες πρέπει να κοινοποιούνται κατάλληλα σε κυβερνητικούς φορείς στην περίπτωση των φόρων. Για παράδειγμα, το Τέξας απαιτεί φόρους πωλήσεων και χρήσης για ορισμένα στοιχεία και τα λογιστικά στοιχεία πρέπει να παρουσιαστούν με κάποιο τρόπο ώστε να είναι σημαντικά. Ένα άλλο παράδειγμα κυβερνητικής επικοινωνίας είναι η ετήσια φορολογική δήλωση με την υπηρεσία εσωτερικών εσόδων, όπου οι πληροφορίες εμφανίζονται σύμφωνα με ειδικούς κανόνες και κανονισμούς. Η ανακοίνωση σχετικά με τα δημοσιονομικά θέματα στην κυβέρνηση πρέπει να γίνεται εγγράφως όσο το δυνατόν περισσότερο. Η συζήτηση σχετικά με τους αριθμούς λογιστικής στο τηλέφωνο μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και πρέπει να αποφευχθεί όσο το δυνατόν περισσότερο.
Δείξτε ότι είστε καλός για ένα δάνειο
Οι τράπεζες ενδέχεται να θέλουν να εκτιμηθούν η οικονομική κατάσταση των επιχειρήσεων, καθιστώντας την επικοινωνία των λογιστικών θεμάτων προτεραιότητα σε πολλές επιχειρήσεις. Σε περίπτωση τραπεζικών δανείων, ενδέχεται να υπάρχουν περιοδικές εκθέσεις χρησιμοποιώντας λογιστικά στοιχεία. Οι τράπεζες συνήθως ενδιαφέρονται για ταμειακές ροές και ενδέχεται να απαιτούν ειδικές εκθέσεις σχετικά με τη ρευστότητα μιας επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των βραχυπρόθεσμων οφειλών και υποχρεώσεων. Όλες αυτές οι πληροφορίες πρέπει να κοινοποιούνται σαφώς στην τράπεζα ή η επιχείρηση δεν μπορεί να πάρει το δάνειο.
Πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη
Ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας με οποιαδήποτε λογιστική πληροφορία είναι να το κάνετε γραπτώς και σε μορφή αναφοράς με περιγραφές γραμμών στην αριστερή πλευρά των σελίδων, στήλες με ημερομηνία ή περιγραφή και τίτλο αναφοράς. Οι λογιστικές εκθέσεις είναι για συγκεκριμένη περίοδο ή ημερομηνία. Είναι σπάνιο να βλέπετε μια αναφορά λογιστικής με μόνο αριθμούς σε αυτήν και καμία περιγραφή ή ημερομηνίες.
Βεβαιωθείτε ότι είναι διαθέσιμα τα απαραίτητα χρονοδιαγράμματα ή εφεδρική τεκμηρίωση σε περίπτωση ερωτήσεων. Για την ορθή επικοινωνία των λογιστικών πληροφοριών, οι εκθέσεις θα πρέπει να οργανώνονται με την πιο συνοπτική εκδοχή στην κορυφή και άλλες ακολουθώντας τις στο κάτω μέρος. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι αναφορές είναι συρραφέντες χωρίς να υπάρχουν σελίδες που πετούν.