Πώς να αντιμετωπίσετε δύο θέματα σε μια επιχειρησιακή επιστολή

Στην επιχείρηση, είναι σημαντικό να είστε σύντομοι, άμεσοι και σαφείς. Όταν γράφετε μια επιστολή, αυτό ισχύει ιδιαίτερα. θέλετε να καταστήσετε σαφές το σημείο σας χωρίς να προσθέσετε συγκεχυμένες ή μη απαραίτητες πληροφορίες. Όταν απευθύνεστε σε δύο άτομα ή δύο θέματα σε μια επιστολή, αυτό μπορεί να είναι δύσκολο. Πρέπει να απευθυνθείτε σαφώς στους δύο ανθρώπους στην επιστολή σας και να απευθυνθείτε σε αμφότερα τα θέματα χωρίς να τα συγχέετε.

Αντιμετώπιση δύο υποκειμένων

1.

Εισάγετε τα θέματα που σκοπεύετε να συζητήσετε στην αρχική παράγραφο. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Σας γράφω σχετικά με δύο σημαντικά θέματα", αναφέροντας τα δύο αυτά θέματα.

2.

Απευθυνθείτε στο πρώτο θέμα στη δεύτερη παράγραφο. Θα πρέπει πρώτα να ασχοληθείτε με το πιο σημαντικό από τα δύο θέματα. Συγκεντρωτικά συνοψίστε το σημείο σας και εστιάστε στο συγκεκριμένο θέμα. Αποφύγετε να συζητάτε άλλα θέματα σε αυτή την ενότητα.

3.

Συζητήστε το δεύτερο θέμα στην τρίτη παράγραφο. Και πάλι, θα πρέπει να εστιάσετε στο θέμα στο χέρι και να αποφύγετε να απομακρύνετε το θέμα ή να συζητήσετε το άλλο θέμα.

4.

Γράψτε μια τέταρτη και καταληκτική παράγραφο. Αυτή η παράγραφος θα πρέπει να συνοψίζει τα δύο βασικά σας σημεία. Για παράδειγμα, αν τα δύο σημεία σας αφορούσαν το μάρκετινγκ και τη χρηματοδότηση, μπορείτε να γράψετε: "Όπως μπορείτε να δείτε καθαρά, το μάρκετινγκ και η χρηματοδότηση είναι οι δύο βασικοί τομείς στους οποίους πρέπει να επικεντρωθούμε στην επιχείρησή μας".

Αντιμετώπιση δύο ατόμων

1.

Απευθυνθείτε και στους δύο παραλήπτες ξεχωριστά, αλλά στην ίδια γραμμή. Για παράδειγμα, αν απευθυνόσασταν στους John Doe και Robert Roe, θα γράφετε: "Αγαπητέ κ. John Doe και Robert Roe".

2.

Περιλάβετε όλους τους ισχύοντες τίτλους με κάθε παραλήπτη. Για παράδειγμα, εάν η επιστολή σας απευθύνεται σε έναν γιατρό με την επωνυμία Jane Doe και έναν ιερέα που ονομάζεται Roberta Roe, θα απευθυνθείτε στην επιστολή γράφοντας: "Αγαπητέ Δρ Jane Doe και Αιδεσιμότατη Roberta Roe."

3.

Απευθυνθείτε σε επίσημη επιστολή σε παντρεμένο ζευγάρι χρησιμοποιώντας το όνομα του συζύγου. Για παράδειγμα, εάν το ζευγάρι είναι ο John και η Jane Doe, θα απευθυνθείτε στην επιστολή "Αγαπητέ κύριε και κυρία John Doe". Εναλλακτικά, μπορείτε να απευθυνθείτε στο ζευγάρι χρησιμοποιώντας τα μεμονωμένα ονόματά τους γράφοντας: "Αγαπητέ κύριε John Doe και κα. Jane Doe".