Πώς να απευθύνετε μια επιστολή σε μια κρατική υπηρεσία

Για να έχετε τις ανησυχίες ή τα σχόλια στην επιστολή σας διαβασμένα από τους αρμόδιους υπαλλήλους, πρέπει να φτάσετε στη σωστή κυβερνητική υπηρεσία. Η αντιμετώπιση της επιστολής με σαφήνεια και ορθότητα είναι σημαντική. Ένας φάκελος που είναι πενιχρός, βρώμικος, τσαλακωμένος ή που περιέχει μια διεύθυνση γραμμένη με κακή φαντασία θα μπορούσε να πεταχτεί στην άκρη χωρίς να λάβει περαιτέρω προσοχή. Ακολουθώντας την κατάλληλη και επαγγελματική εθιμοτυπία και τα πρότυπα, έχετε μεγαλύτερες πιθανότητες να λάβετε σοβαρά την επιστολή σας.

1.

Προσδιορίστε το πρόσωπο στο οποίο αποστέλλεται η επιστολή. Εάν πρόκειται για πολίτη που εργάζεται στον κυβερνητικό οργανισμό, θα ακολουθήσετε μια τυποποιημένη επιχειρηματική μορφή για να γράψετε το όνομά του στη διεύθυνση. Για παράδειγμα, θα γράψετε, "κ. John Smith". Εάν, ωστόσο, το πρόσωπο στο οποίο γράφεστε είναι ένας ομοσπονδιακός ή κρατικός εκλεγμένος υπάλληλος, όπως ο Γενικός Εισαγγελέας, τότε θα γράψετε το όνομα του υπαλλήλου που είχε προταθεί με το "Τιμητικό", όπως "Ο Αξιότιμος John Smith".

2.

Εγγράψτε το γραφείο στη δεύτερη γραμμή, όπως "Το Γραφείο του Γενικού Εισαγγελέα".

3.

Γράψτε τη διεύθυνση του δρόμου, με ένα συγκεκριμένο πάτωμα ή σουίτα, αν υπάρχει, στην επόμενη γραμμή.

4.

Γράψτε την πόλη, τον κρατικό και τον ταχυδρομικό κώδικα στην παρακάτω γραμμή.

5.

Δημιουργήστε ένα χαιρετισμό που είναι σύμφωνο με το συγκεκριμένο πρόσωπο και τη θέση που κατέχει. Για τον Γενικό Εισαγγελέα, ο σωστός χαιρετισμός θα ήταν: "Αγαπητέ κύριε Γενικό Εισαγγελέα" ή "Αγαπητή Κυρία Γενική Εισαγγελέα".