Πώς να απευθυνθείτε στους υπαλλήλους στην επιχειρησιακή γραφή

Ως διαχειριστής ή ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, ορίζετε το παράδειγμα για τους υπαλλήλους σας σε ό, τι κάνετε, συμπεριλαμβανομένου του εγγράφου της επιχείρησής σας. Ορίστε το παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο θέλετε οι εργαζόμενοί σας να απευθύνονται μεταξύ τους, καθώς και στους πελάτες και τους προμηθευτές σας, χρησιμοποιώντας την κατάλληλη γλώσσα για το συγκεκριμένο κοινό και την επεξεργασία για τυπογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη. Είναι σημαντικό να απευθυνθείτε στους υπαλλήλους σας με επαγγελματικό τρόπο, ανεξάρτητα από το αν συνθέτετε ένα μεγάλο μήνυμα ή ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

1.

Εξετάστε το κοινό σας. Ο τρόπος με τον οποίο απευθύνεστε στους υπαλλήλους σας στην επαγγελματική αλληλογραφία εξαρτάται συχνά από τα δημογραφικά στοιχεία της ομάδας ή του ατόμου που θέλετε να απευθυνθείτε. Φροντίστε να ρυθμίσετε τον κατάλληλο τόνο για το κοινό και το μήνυμα, καθώς ένας ακανόνιστος τόνος μπορεί να προσβάλει εργαζόμενους που περιμένουν ένα ορισμένο επίπεδο σοβαρότητας για μια δεδομένη κατάσταση. Για παράδειγμα, μην οδηγείτε με αστείο όταν ενημερώνετε τους εργαζομένους σας ότι ο οργανισμός πρέπει να εφαρμόσει απολύσεις για να αντιμετωπίσει τους δημοσιονομικούς περιορισμούς.

2.

Προσδιορίστε το κατάλληλο μέσο επικοινωνίας για το συγκεκριμένο μήνυμα. Το μέσο μπορεί να αποτελείται από χειρόγραφη επιστολή, δακτυλογραφημένο υπόμνημα, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή οποιαδήποτε άλλη μορφή γραπτής επικοινωνίας. Μπορείτε να επιλέξετε να παραδώσετε την επικοινωνία σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή. Είναι απαραίτητο να επιλέξετε τον κατάλληλο τρόπο επικοινωνίας για το κοινό και το μήνυμα. Για παράδειγμα, ένα έντυπο έγγραφο μπορεί να είναι απαραίτητο για την παροχή ενός έντυπου αντίγραφου για λόγους αρχειοθέτησης, ενώ ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να επαρκεί για να ενημερώσει το προσωπικό σας για τα επερχόμενα γενέθλια του συναδέλφου του.

3.

Προσδιορίστε ένα κατάλληλο χαιρετισμό. Σύμφωνα με το εργαστήριο Purdue Online Writing Lab, αν συνήθως αναφέρεστε στους υπαλλήλους σας με τα πρώτα τους ονόματα, τότε θα χρησιμοποιούσατε γενικά τα ονόματά τους όταν τους απευθυνόσασταν στην επαγγελματική γραφή. Για παράδειγμα, η "Αγαπητή Μαρία" αρκεί για να απευθυνθείτε σε έναν υπάλληλο με τον οποίο είστε με βάση το όνομα. Όταν απευθύνεστε σε μια ομάδα εργαζομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Αγαπητέ Προσωπικό" ή "Αγαπημένη Ομάδα". Να απευθύνεστε πάντα στους υπαλλήλους σας με σεβασμό.

4.

Γράψτε ένα σεβαστό κλείσιμο για την επικοινωνία της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Ειλικρινά" ή "Ευχαριστώ", ακολουθούμενο από το όνομά σας. Συμπεριλάβετε το όνομά σας στην επόμενη γραμμή μετά το κλείσιμο. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον αριθμό τηλεφώνου σας ή άλλα σχετικά στοιχεία επικοινωνίας, ανάλογα με την κατάσταση. Όταν επικοινωνείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να επιλέξετε να προσθέσετε αυτόματα μια ψηφιακή υπογραφή στο τέλος όλων των email σας.

Υπόδειξη

• Πάντα να διορθώνετε όλες τις γραπτές επικοινωνίες σας για να βεβαιωθείτε ότι επικοινωνείτε με ένα συνοπτικό και σαφή τρόπο.

Προειδοποίηση

• Ποτέ μην χρησιμοποιείτε όλα τα CAPS σε επιχειρηματικές επικοινωνίες, όπως συνήθως θεωρείται ως η γραπτή μορφή της φωνής. Ποτέ δεν πρέπει να φωνάζετε στους υπαλλήλους, ακόμα και αν είναι απλώς εικονικό.