Τα πρακτικά των επιτροπών έγιναν εύκολα

Τα πρακτικά των γραπτών μπορεί αρχικά να είναι ένα αποθαρρυντικό έργο. Η γνώση των πληροφοριών που πρέπει να συμπεριληφθούν και αυτών που παραλείπουν δεν είναι πάντοτε προφανής. Η εξοικείωση με την τυπική μορφή των πρακτικών των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι θα εκπονήσετε πρακτικά που θα αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια και με ακρίβεια το περιεχόμενο των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου.

Ανοιγμα

Ξεκινήστε τα πρακτικά γράφοντας ότι πραγματοποιήθηκε συνάντηση του διοικητικού συμβουλίου του οργανισμού σας στην πόλη και το κράτος σας. Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα του οργανισμού σας και την ημερομηνία και την ώρα έναρξης της συνεδρίασης. Σημειώστε το όνομα του προέδρου ή άλλου μέλους του διοικητικού συμβουλίου που προήδρευσε τη συνάντηση και αναφέρετε το όνομά σας ως γραμματέας. Παρέχετε έναν κατάλογο των παρόντων μελών και των μελών που δεν συμμετέχουν. Σημειώστε ότι εάν υπήρχαν αρκετά μέλη για να επιτευχθεί απαρτία, ο ελάχιστος αριθμός μελών του διοικητικού συμβουλίου που απαιτούνται για να ασκεί νόμιμα το διοικητικό συμβούλιο. Ο αριθμός των μελών του διοικητικού συμβουλίου που αποτελούν απαρτία για τον οργανισμό ή την εταιρεία σας θα πρέπει να περιλαμβάνεται στις διατάξεις σας. Καταχωρίστε τα ονόματα των επισκεπτών που συμμετέχουν στη συνάντηση. Στο τμήμα ανοίγματος των πρακτικών θα πρέπει να περιλαμβάνεται και μια πρόταση που να επισημαίνει εάν τα διοικητικά συμβούλια ενέκριναν τα πρακτικά της τελευταίας συνεδρίασης.

Σώμα

Το μεγαλύτερο μέρος των πρακτικών περιλαμβάνει σύντομες περιλήψεις των εργασιών που διεξήχθησαν από το διοικητικό συμβούλιο και εγκεκριμένες προτάσεις. Όταν γίνονται προτάσεις, σημειώστε το όνομα του μέλους του διοικητικού συμβουλίου που κάνει την κίνηση, εάν κάποιο μέλος έχει αποσπάσει την κίνηση, τη διατύπωση της κίνησης και εάν η κίνηση έχει μεταφερθεί. Δεν είναι απαραίτητο να συμπεριληφθεί ο αριθμός των ψήφων υπέρ και κατά της πρότασης ή να σημειωθεί ο τρόπος με τον οποίο ψήφισαν τα μέλη. Εάν ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου παρουσιάσει μια έκθεση σχετικά με ένα ζήτημα, αναγράψτε το όνομα του μέλους του διοικητικού συμβουλίου και το όνομα ή το αντικείμενο της έκθεσης. Σημειώστε εάν το συμβούλιο αποφάσισε να προβεί σε οποιαδήποτε ενέργεια μετά την ακρόαση της έκθεσης. Χρησιμοποιήστε μία ή δύο προτάσεις για να σημειώσετε ψηφίσματα ή συστάσεις του συμβουλίου ή να συνοψίσετε τις συζητήσεις.

Τελική Ενότητα

Συμπληρώστε τα πρακτικά του σκάφους, αναφέροντας τον χρόνο διακοπής της συνεδρίασης. Συμπεριλάβετε μια γραμμή που αναφέρει ότι τα πρακτικά υποβλήθηκαν από τον γραμματέα του συμβουλίου. Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας κατά την εισαγωγή της θέσης σας. Επειδή τα πρακτικά του σκάφους δεν θα εγκριθούν μέχρι την επόμενη συνάντηση, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε "Εγκρίθηκε", ακολουθούμενη από μια γραμμή. Πληκτρολογήστε "Ημερομηνία", ακολουθούμενη από μια άλλη γραμμή. Όταν ο πίνακας εγκρίνει τα πρακτικά, υπογράψτε το όνομά σας στη γραμμή μετά την επιλογή "Εγκρίθηκε" και συμπληρώστε την ημερομηνία.

Σκέψεις

Σκοπός των πρακτικών του διοικητικού συμβουλίου δεν είναι να συμπεριληφθεί εξαντλητική αναφορά όλων όσων συνέβησαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, αλλά μόνο η παρουσίαση της περίληψης. Αποφύγετε να συζητάτε επιχειρήματα και μην χρησιμοποιείτε περιγραφική γλώσσα όταν γράφετε τα πρακτικά. Τα πρακτικά πρέπει να αντανακλούν μόνο τα γεγονότα. Το Μητρώο Δικαίου Μη Κερδοσκοπικού Δικαίου σημειώνει ότι η σύνταξη ενός μεταγραφικού εγγράφου για όλα όσα ειπώθηκαν στη συνάντηση, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών που μπορεί να είναι επιβλαβείς για τον οργανισμό αν διαβαστεί από κάποιον που έχει πρόσβαση στα πρακτικά, μπορεί να είναι επιζήμιο για τον οργανισμό σας.