Λογιστικά στοιχεία και πληρωτέοι λογαριασμοί
Πολλοί άνθρωποι μπερδεύονται από τους λογαριασμούς τους που καταβάλλονται κατά τη δημιουργία του βασικού λογιστικού συστήματος για τις μικρές επιχειρήσεις τους. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί λογίζονται ως υποχρέωση σε επιχειρηματικό ισολογισμό. Αντιστρόφως, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί, που είναι το αντίθετο των πληρωτέων λογαριασμών, θεωρούνται ως στοιχείο ενεργητικού. Και τα δύο αποτελούν αναπόσπαστα μέρη του ισολογισμού σας και των δηλώσεων ταμειακών ροών, τα οποία αποτελούν δύο βασικά έγγραφα σε οποιοδήποτε λογιστικό σύστημα επιχειρήσεων.
Ισολογισμός
Το πρώτο έγγραφο κάθε λογιστικού συστήματος είναι ο ισολογισμός. Ο ισολογισμός είναι απλώς ένας αναλυτικός κατάλογος όλων των περιουσιακών στοιχείων μιας εταιρείας σε μία στήλη και όλες οι υποχρεώσεις σε άλλη στήλη. Καταχωρίστε τα στοιχεία του ενεργητικού πρώτα, κατά σειρά ρευστότητας, από τα πιο υγρά έως τα λιγότερο ρευστά. Τα μετρητά και τα ισοδύναμα μετρητών είναι συνήθως στην κορυφή αυτής της λίστας. Στην άλλη στήλη, καταχωρίστε τις υποχρεώσεις σας, με τη σειρά που θα καταστούν απαιτητές. Καταγράψτε βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις, ακολουθούμενες από μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις. Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί σας είναι εισηγμένοι στο ενεργητικό, ενώ οι πληρωτέοι λογαριασμοί σας είναι καταχωρημένοι υπό υποχρεώσεις. Μαζί, τα περιουσιακά σας στοιχεία μείον τις υποχρεώσεις σας ισούνται με την καθαρή αξία της επιχείρησής σας.
Αιτιολογία
Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί σας είναι περιουσιακό στοιχείο επειδή τελικά θα μετατραπούν σε μετρητά στα βιβλία σας. Θα πρέπει να λάβετε το μεγαλύτερο μέρος των εισπρακτέων λογαριασμών σας μόνο μέσα από τις κανονικές προσπάθειες συλλογής, με την πάροδο του χρόνου. Εναλλακτικά, μπορείτε να μετατρέψετε τους εισπρακτέους λογαριασμούς σας σε μετρητά με την απευθείας πώληση τους, ή να δεσμεύσετε τους εισπρακτέους λογαριασμούς σας ως εγγύηση για ένα δάνειο - μια διαδικασία που ονομάζεται factoring. Δεδομένου ότι δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό με πληρωτέους λογαριασμούς και δεδομένου ότι οι πληρωτέοι λογαριασμοί αντιπροσωπεύουν ενδεχόμενες απαιτήσεις έναντι της επιχείρησής σας, οι πληρωτέοι λογαριασμοί εμπίπτουν στη στήλη των υποχρεώσεων στον ισολογισμό σας.
Κατάσταση ταμειακών ροών
Η κατάσταση ταμειακών ροών σας είναι ένα αρχείο όλων των εσόδων και δαπανών της εταιρείας σας, γενικά ανά μήνα. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ακατέργαστη προβολή των ταμειακών ροών σας στο μέλλον λαμβάνοντας τους λογαριασμούς σας πληρωτέους και εισπρακτέους λογαριασμούς και καταχωρίζοντάς τους σε υπολογιστικά φύλλα, μήνα σε μήνα, στις κατάλληλες στιγμές κατά τις οποίες καθίστανται απαιτητές. Αυτό είναι χρήσιμο για να σας προειδοποιήσει εκ των προτέρων για τις μελλοντικές απειλές για τη βιωσιμότητα της επιχείρησής σας ως συνεχιζόμενη ανησυχία. Αν έχετε μεγάλο οφειλόμενο οφειλόμενο λογαριασμό και δεν εξισορροπείται από τους πληρωτέους λογαριασμούς, ίσως χρειαστεί να ξεκινήσετε να δημιουργείτε ένα ταμειακό απόθεμα ή να αρχίσετε να χρηματοδοτείτε. Επιπλέον, αν η κατάσταση ταμειακών ροών σας είναι αρνητική κάθε μήνα, πρέπει είτε να δημιουργήσετε πρόσθετες πωλήσεις είτε να μειώσετε τις δαπάνες σας. Ο δανεισμός από μόνος του δεν θα λύσει αυτό το πρόβλημα.
Λογιστική μετρητών έναντι λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση
Το IRS αναγνωρίζει δύο βασικές μεθόδους λογιστικής: Τη μέθοδο απόκτησης και τη μέθοδο μετρητών. Όταν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο απόκτησης, καταχωρείτε τις πωλήσεις στη στήλη των στοιχείων όταν λαμβάνετε την παραγγελία και όχι απαραίτητα όταν λαμβάνετε πραγματικά χρήματα. Ομοίως, οι αγορές γίνονται καταγεγραμμένες όταν τοποθετείτε την παραγγελία, και όχι όταν πληρώνετε πραγματικά το τιμολόγιο. Με τη μέθοδο μετρητών, καταχωρίζετε τις αγορές και τις πωλήσεις στα βιβλία σας όταν τα χρήματα αλλάζουν πραγματικά τα χρήματα. Η μέθοδος απόκτησης δίνει μια πιο ακριβή λογιστική της καθαρής θέσης της επιχείρησής σας, ενώ η μέθοδος μετρητών είναι απλούστερη για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων με περιορισμένο προσωπικό και πόρους.