Ο αντίκτυπος των σφαλμάτων τιμολογίου στους λογαριασμούς που εισπράττονται

Τα σφάλματα των τιμολογίων μπορούν να προκαλέσουν δυσπιστία και σύγχυση μεταξύ εσάς και των πελατών σας. Αυτά τα σφάλματα συμβαίνουν πολύ λιγότερο συχνά από ό, τι στο παρελθόν, επειδή οι σχεδιαστές χρηματοοικονομικών λογισμικών σκέφτονται συνεχώς τρόπους για να μειώσουν την πιθανότητα να σφάλλετε, αυτοματοποιώντας όσο το δυνατόν περισσότερο τη διαδικασία τιμολόγησης.

Λογιστική επίπτωση

Οι λογαριασμοί που μπορούν να επηρεαστούν από ένα σφάλμα τιμολογίου είναι οι λογαριασμοί ενεργητικού: εισπρακτέοι λογαριασμοί, αποθέματα και μετρητά. Οι καταστηματάρχες καταγράφουν τα μη καταβληθέντα τιμολόγια σε εισπρακτέους λογαριασμούς, αφαιρούν τα στοιχεία που τιμολογούνται από το απόθεμα, αφαιρούν τα τιμολόγια που καταβάλλονται από εισπρακτέους λογαριασμούς και προσθέτουν τις πληρωμές σε μετρητά. Τα περιουσιακά στοιχεία αποτελούν μέρος της λογιστικής εξίσωσης, τα περιουσιακά στοιχεία ισοδυναμούν με υποχρεώσεις και μετοχές, που χρησιμοποιούνται στους ισολογισμούς για τον υπολογισμό της οικονομικής θέσης μιας εταιρείας σε καθορισμένο χρονικό σημείο. Ένα σημαντικό σφάλμα τιμολόγησης ή σφάλματα συνήθους τιμολόγησης ενδέχεται να επηρεάσουν τα ποσά του ισολογισμού της εταιρείας σας. Οι πιστωτές χρησιμοποιούν τον ισολογισμό για να αποφασίσουν την αξιοπιστία σας.

Ανοίξτε τα σφάλματα τιμολογίων

Αν χρεώνετε έναν πελάτη για έναν εσφαλμένο αριθμό στοιχείων, ο αριθμός απογραφής σας και το σύνολο του τιμολογίου είναι εσφαλμένοι. Εάν ο πελάτης σας πιάσει το λάθος πριν πληρώσει το λογαριασμό, εκδώστε ένα πιστωτικό ή διορθωμένο τιμολόγιο. Αυτό θα διορθώσει τα αποθέματα, τα συνολικά τιμολόγια και τις απαιτήσεις από πελάτες. Η πρόσθετη γραφική εργασία και ο χρόνος που αφιερώνετε στην επικοινωνία για το λάθος είναι μια ταλαιπωρία για εσάς και τον πελάτη σας. Το χειρότερο από αυτό, αν υπερφορτώσετε τον πελάτη και συλλαμβάνει το λάθος, μπορεί να πιστεύει ότι η εταιρεία σας είναι ανέντιμη και επιλέγει να μην συνεργαστεί μαζί σας στο μέλλον.

Πληρωμένα σφάλματα τιμολογίων

Αν στείλετε ένα τιμολόγιο με ένα λάθος που ο πελάτης σας δεν έχει πιάσει, ενδέχεται να έχει ήδη καταβάλει το τιμολόγιο μέχρι να φτάσετε στο λάθος. Ένας πελάτης μπορεί να εκνευριστεί αν του πείτε ότι χρωστάει περισσότερα χρήματα σε ένα τιμολόγιο που πλήρωσε εξ ολοκλήρου. Εάν η διαφορά δεν επηρεάζει σημαντικά την κατώτατη γραμμή σας, η καλή εξυπηρέτηση πελατών λέει να πάρει την απώλεια. Διορθώστε το τιμολόγιο και εκδώστε πίστωση για το υπόλοιπο. Στείλτε στον πελάτη σας το διορθωμένο τιμολόγιο και την πίστωση, ώστε να γνωρίζει την τιμή της αγοράς του. Εάν υπερφορτώσετε τον πελάτη σας, επικοινωνήστε μαζί του, εξηγήστε το λάθος, ζητήστε συγγνώμη και αποπληρώστε τον με επιταγή ή πίστωση.

Αποφύγετε τα σφάλματα τιμολογίων

Επενδύστε σε αξιόπιστο χρηματοοικονομικό λογισμικό μικρών επιχειρήσεων, όπως το QuickBooks, το Peachtree ή ένα λογισμικό ειδικά για τη βιομηχανία σας. Το λογισμικό αυτό σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε τα περισσότερα μέρη της διαδικασίας τιμολόγησης. Η αυτοματοποίηση των εργασιών μειώνει σημαντικά τα σφάλματα. Ορίστε τις τιμές, τις περιγραφές και τη φορολογητέα ή μη καταβλητέα κατάσταση για τα στοιχεία, ώστε να εμφανίζονται όταν εισάγετε το στοιχείο σε ένα τιμολόγιο. Κρατήστε τη λίστα ενημερωμένη. Αποθηκεύστε λεπτομέρειες για πελάτες και εργασίες επίσης. Εάν βρίσκεστε σε μια εταιρεία που απαιτεί εγκρίσεις για παραγγελίες αγοράς, με ένα μόνο κλικ, μπορείτε να αντιγράψετε όλα τα εγκεκριμένα στοιχεία της παραγγελίας σε τιμολόγιο, εξαλείφοντας τη δυνατότητα παρεξηγήσεων μεταξύ της εταιρείας σας και του πελάτη σας.