Πώς να φτιάξετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel "Μόνο για ανάγνωση" για άλλα άτομα

Συνήθως, αν μοιράζεστε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με κάποιον, αυτό το άτομο είναι σε θέση να επεξεργαστεί ελεύθερα το υπολογιστικό φύλλο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να στείλετε σε κάποιον ένα υπολογιστικό φύλλο με δεδομένα, αλλά θέλετε επίσης να διασφαλίσετε ότι δεν θα το επεξεργαστεί τυχαία ή σκόπιμα, ώστε οι αριθμοί να παραμείνουν ακριβείς. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας το υπολογιστικό φύλλο να διαβάζεται μόνο στο Excel ή μπορείτε να το μετατρέψετε από το Excel σε άλλο μορφότυπο, όπως ένα αρχείο PDF ή ακόμα και έναν ιστότοπο. Παρόμοιες επιλογές είναι διαθέσιμες και για άλλα κοινά λογισμικά γραφείου, όπως το Microsoft Word.

Excel και υπολογιστικά φύλλα μόνο για ανάγνωση

Μπορείτε να κάνετε το Excel να δημιουργήσει ένα υπολογιστικό φύλλο σε μορφή μόνο για ανάγνωση για άλλους, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να διαβάζουν τα περιεχόμενά τους αλλά να μην τα επεξεργάζονται ή να επιβάλλουν άλλους περιορισμούς περιεχομένου.

Για να γίνει αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στο μενού κορδέλας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Πληροφορίες". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προστατέψτε το έγγραφο" και επιλέξτε μία από τις διαθέσιμες επιλογές. Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα πάντοτε μόνο για ανάγνωση" θα διασφαλιστεί ότι το έγγραφο είναι πάντα ανοικτό, έτσι ώστε οι άνθρωποι να μην μπορούν να το αλλάξουν. κάνοντας κλικ στην επιλογή "Περιορισμός πρόσβασης" θα σας επιτρέψει να επιλέξετε άλλες επιλογές για να ελέγξετε αν οι χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν ή να εκτυπώσουν το αρχείο.

Αφού επιλέξετε τις επιλογές που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι, Εκτέλεση εφαρμογής προστασίας " και επιλέξτε αν θέλετε να περιορίσετε την επεξεργασία και οποιεσδήποτε άλλες επιλογές, όπως εκτύπωση σε συγκεκριμένους χρήστες των Windows ή λογαριασμούς της Microsoft ή εάν θέλετε να ζητήσετε έναν κωδικό πρόσβασης επεξεργαστείτε το αρχείο. Λάβετε υπόψη ότι οι χρήστες ενδέχεται να μπορούν να αντιγράψουν δεδομένα από το υπολογιστικό φύλλο σε άλλο υπολογιστικό φύλλο ή αρχείο και, στη συνέχεια, να το επεξεργαστούν εκεί εάν το επιθυμούν.

Προστατέψτε ένα βιβλίο εργασίας ή ένα φύλλο εργασίας

Χρησιμοποιήστε το βιβλίο εργασίας προστασίας Excel ή το φύλλο εργασίας _protect feature_s για να ορίσετε πιο λεπτομερή στοιχεία ελέγχου σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή μόνο σε τμήματα του υπολογιστικού φύλλου. Ένα βιβλίο εργασίας είναι ένα άλλο όνομα για ένα αρχείο υπολογιστικού φύλλου Excel, ενώ ένα φύλλο εργασίας είναι μια μεμονωμένη καρτέλα δεδομένων υπολογιστικού φύλλου μέσα στο αρχείο.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λειτουργίες, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στο μενού κορδέλας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Πληροφορίες" και "Προστασία βιβλίου εργασίας". Κάντε κλικ στην επιλογή "Προστασία τρέχοντος φύλλου" για να περιορίσετε την επεξεργασία στην καρτέλα φύλλου εργασίας που είναι ανοιχτή ή στην επιλογή "Προστασία δομής εργασίας" για ρυθμίσεις που ισχύουν για ολόκληρο το αρχείο. Γενικά, θα πρέπει να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης που θα πρέπει να εισαχθεί για να κάνετε αλλαγές σε αυτό το αρχείο. Αποθηκεύστε τον κωδικό πρόσβασης ή αποθηκεύστε τον σε ασφαλές μέρος, όπως σε ένα ασφαλές πρόγραμμα διαχείρισης κωδικών πρόσβασης.

Χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες μόνο για ανάγνωση λέξεων

Το Microsoft Word και άλλα τμήματα του Microsoft Office διαθέτουν παρόμοια εργαλεία για να κάνουν αρχεία μόνο ανάγνωση ή περιορισμό.

Όπως και στο Excel, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στο μενού κορδέλας. κάντε κλικ στην επιλογή "Πληροφορίες" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προστατέψτε το έγγραφο" για να περιορίσετε ποιος μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφο του Word. Οι επιλογές είναι παρόμοιες με το Excel και υπάρχει επίσης μια δυνατότητα "Περιορισμός επεξεργασίας" που σας επιτρέπει να καθορίσετε συγκεκριμένους τύπους επεξεργασίας που είναι και δεν επιτρέπονται. Μπορείτε ακόμη να περιορίσετε τα στυλ μορφοποίησης που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο έγγραφο.

Μόλις ολοκληρώσετε την επιλογή των περιορισμών που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι, Εκκίνηση της εφαρμογής προστασίας" και διανείμετε το έγγραφο.

Μετατροπή σε αρχείο PDF

Ένας άλλος τρόπος για να προστατεύσετε ένα υπολογιστικό φύλλο, ένα έγγραφο του Word ή οποιοδήποτε άλλο αρχείο, είναι να το εξάγετε ως αρχείο PDF.

Πολλά προγράμματα - συμπεριλαμβανομένου του Adobe Reader και των περισσότερων σύγχρονων προγραμμάτων περιήγησης Web - μπορούν να ανοίξουν αρχεία PDF, αλλά τα προγράμματα δεν μπορούν να επεξεργαστούν τα αρχεία PDF. Παρόλο που το λογισμικό επεξεργασίας PDF είναι γενικά διαθέσιμο, είναι λιγότερο πιθανό κάποιος να επεξεργαστεί τυχαία ένα PDF αντί να κάνει τυχαίες αλλαγές κατά την κύλιση σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα έγγραφο του Word.

Για να δημιουργήσετε ένα PDF, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης σε έναν υπολογιστή Windows ή MacOS. Μπορείτε να αποθηκεύσετε την έξοδο ως PDF και να την διανείμετε με email ή άλλο εργαλείο ανταλλαγής μηνυμάτων.

Ένα μειονέκτημα της χρήσης του PDF για το σκοπό αυτό είναι ότι μπορεί να είναι πιο δύσκολο να επιλέξετε και να εργαστείτε με τα δεδομένα αν κάποιος θέλει να αντιγράψει τα δεδομένα σε ένα νέο αρχείο υπολογιστικού φύλλου ή να έχει ένα πρόγραμμα να επεξεργάζεται αυτόματα τα δεδομένα για να πραγματοποιήσει υπολογισμούς.