Πώς να κάνετε μια Συμφωνία Αποθέματος

Μια σημαντική πτυχή της διασφάλισης της ομαλής λειτουργίας της μικρής επιχείρησης σας είναι να συγκρίνετε περιοδικά τα γραπτά αρχεία απογραφής με το πραγματικό φυσικό απόθεμα στα ράφια και στην αποθήκη. Εάν υπάρχει διαφορά μεταξύ του αριθμού των στοιχείων που υποδεικνύουν τα αρχεία σας και του πραγματικού αποθέματος, θα πρέπει να συμβιβάσετε τη διαφορά αυτή εντοπίζοντας την πηγή του σφάλματος. Αυτό θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε τη διαδικασία παρακολούθησης του αποθέματός σας και να αποφύγετε την κλοπή.

1.

Συγκρίνετε τα γραπτά σας αρχεία απογραφής με το πραγματικό φυσικό απόθεμα. Μετρήστε ξανά τα στοιχεία. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε διαβάσει εσφαλμένα τον αριθμό αποθέματος στο αρχείο απογραφής και ότι το γραπτό αρχείο απογραφής σας δείχνει την ποσότητα του αποθέματος στη σωστή μονάδα μέτρησης. Βεβαιωθείτε ότι τα προϊόντα δεν έχουν τοποθετηθεί λανθασμένα στο ράφι ή δεν έχουν τοποθετηθεί σε λανθασμένη θέση.

2.

Ελέγξτε για σφάλματα στη διαχείρισή σας. Τα απλά μαθηματικά λάθη μπορεί να σας βοηθήσουν να εξηγήσετε γιατί τα προϊόντα φαίνεται να λείπουν ή γιατί έχετε περισσότερα αποθέματα από τα αρχεία που υποδεικνύουν ότι πρέπει. Αν το φυσικό σας απόθεμα και η καταγραφή αντιστοιχίσετε μετά από τον καθορισμό ενός μαθηματικού σφάλματος, μπορείτε να αποδώσετε την αρχική απόκλιση στο σφάλμα στη διατήρηση της εγγραφής και να το εξετάσετε.

3.

Ελέγξτε για τα έγγραφα που λείπουν. Αν λείπουν ορισμένα αποθέματα, βεβαιωθείτε ότι όλες οι πωλήσεις έχουν καταγραφεί και κατατεθεί στο σύστημα. Εάν το απόθεμά σας είναι υπερβολικά υψηλό, βεβαιωθείτε ότι έχουν ληφθεί υπόψη και εισήχθησαν όλα τα τιμολόγια.

4.

Συνεντεύξεις υπαλλήλους με πρόσβαση στην αποθήκη και όσους εργάζονται στο πάτωμα πώλησης για να μάθουν τους πιθανούς λόγους για οποιαδήποτε διαφορά μεταξύ καταγεγραμμένου αποθέματος και φυσικού αποθέματος.

5.

Αλλάξτε τα αρχεία απογραφής σας έτσι ώστε να ταιριάζουν με το φυσικό σας count, ακόμα κι αν δεν μπορέσατε να εξηγήσετε την ασυμφωνία. Είναι σημαντικό να έχετε μια ακριβή κατανόηση του αριθμού των μονάδων αποθέματος που έχετε στη διάθεσή σας. Να είστε βέβαιος να ενημερώσετε τον λογιστή ή τον λογιστή σας σχετικά με την αλλαγή των απογραφών σας ώστε να μπορεί να το αντικατοπτρίζει με ακρίβεια στις οικονομικές σας εκθέσεις.

Υπόδειξη

• Αν εξακολουθείτε να γράφετε πωλήσεις σε χαρτί, εξετάστε το ενδεχόμενο να επενδύσετε σε ένα σύστημα λογισμικού σημείου πώλησης (POS) που παρακολουθεί τις πωλήσεις. Πολλά συστήματα POS περιέχουν επίσης λογισμικό για την παρακολούθηση αποθεμάτων που έχουν ληφθεί. Η χρήση λογισμικού POS μπορεί να μειώσει τη συχνότητα εμφάνισης ανθρώπινου σφάλματος και να μειώσει τις διαφορές μεταξύ του φυσικού αποθέματος και των αρχείων σας.