Πώς να αποδεχτείτε τις πληρωμές με πιστωτικές κάρτες μέσω του τηλεφώνου

Όσο πιο εύκολο κάνετε για τους πελάτες σας να σας πληρώσουν, τόσο το καλύτερο είναι για την κατώτατη γραμμή. Εάν επιλέξετε να δέχεστε πληρωμές μέσω πιστωτικής κάρτας μέσω του τηλεφώνου, βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν τις κατάλληλες διαδικασίες για την ελαχιστοποίηση του κινδύνου. Η εισαγωγή μιας συναλλαγής πρέπει να ακολουθεί τις οδηγίες που αφορούν την υπηρεσία επεξεργασίας πληρωμών με πιστωτικές κάρτες που επιλέγετε. Κάθε πάροχος θέτει το σύστημά του λίγο διαφορετικά, οπότε δεν υπάρχει "ένα μέγεθος που ταιριάζει σε όλους". Απλά βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι είναι κατάλληλα εκπαιδευμένοι και ακολουθήστε τις διαδικασίες.

Επιλέξτε τη σωστή υπηρεσία πληρωμής πιστωτικών καρτών

Η χρήση πιστωτικών καρτών μέσω τηλεφώνου για την πραγματοποίηση αγορών δεν είναι καινούργια. Ωστόσο, σήμερα οι πελάτες και οι επιχειρήσεις έχουν πολλές επιλογές. Για παράδειγμα, οι υπηρεσίες επεξεργασίας πληρωμών από PayPal και Square επιτρέπουν σε μια μικρή επιχείρηση να λαμβάνει τηλεφωνικές παραγγελίες χρησιμοποιώντας κινητά τηλέφωνα. Αυτή είναι μια επιλογή για να εξετάσετε εάν ξεκινάτε ακριβώς μια επιχείρηση. Αν το επίπεδο ανταπόκρισης του πελάτη το κάνει αξίζει τον κόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τακτικό λογαριασμό εμπόρου με μια υπηρεσία πληρωμών με κάρτα.

Όπως συμβαίνει με κάθε προϊόν ή υπηρεσία που αγοράζετε για μια μικρή επιχείρηση, συγκρίνετε τα κόστη και τα τέλη από διάφορους παρόχους. Βεβαιωθείτε ότι η υπηρεσία επιτρέπει τηλεφωνικές παραγγελίες και ρωτήστε εάν υπάρχει επιπλέον χρέωση. Επίσης, ελέγξτε την υποστήριξη πελατών τους. Θα πρέπει να μπορείτε να επικοινωνήσετε με την υπηρεσία επεξεργασίας πληρωμών σε περίπτωση που μια παραγγελία απορριφθεί ή έχετε ερωτήσεις.

Η διαδικασία εξουσιοδότησης

Η εκπαίδευση του προσωπικού είναι απαραίτητη προκειμένου να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εργαζόμενοι κατανοούν τη διαδικασία εξουσιοδότησης πιστωτικών καρτών. Εν μέρει, πρόκειται απλώς για την εκπαίδευση των υπαλλήλων να ακολουθούν τις οδηγίες που παρέχονται από την υπηρεσία επεξεργασίας πληρωμών. Ωστόσο, το προσωπικό θα πρέπει επίσης να γνωρίζει για πιθανές "κόκκινες σημαίες" για να προσέχει. Για παράδειγμα, εάν η διεύθυνση αλληλογραφίας και η διεύθυνση χρέωσης είναι διαφορετικές, προσέξτε. Αυτό μπορεί να αποτελεί ένδειξη μη εξουσιοδοτημένου χρήστη. Από την άλλη, θα μπορούσε να είναι φοιτητής στο κολλέγιο που θέλει απλώς ένα πακέτο που παραδίδεται στο δωμάτιο του σπιτιού του, αλλά ο λογαριασμός πηγαίνει στο σπίτι του.

Αποθηκεύστε όλα τα αρχεία και τις πληροφορίες από κάθε συναλλαγή για 12 έως 24 μήνες. Αυτό θα σας βοηθήσει να επιδείξετε τη δέουσα επιμέλεια σε περίπτωση δόλιας αγοράς και θα σας βοηθήσει να επιλύσετε τυχόν διαφωνίες με τους πελάτες.

Πληροφορίες για τη συλλογή

Ένας καλός κανόνας είναι να συλλέγετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες από τον πελάτη όταν λαμβάνετε πληρωμή μέσω πιστωτικής κάρτας μέσω τηλεφώνου. Η υπηρεσία πληρωμών θα απαιτήσει να λάβετε τον πλήρη αριθμό της πιστωτικής σας κάρτας, την ημερομηνία λήξης και το όνομα του πελάτη όπως εμφανίζεται στην κάρτα. Μπορεί επίσης να χρειαστείτε το CVV, που είναι ένας κωδικός ασφαλείας που είναι τυπωμένος στο πίσω μέρος της κάρτας. Επιπλέον, ζητήστε από τον πελάτη τη διεύθυνση χρέωσης, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτά θα σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε με τον πελάτη αν υπάρχουν προβλήματα. Είναι επίσης καλή ιδέα να ζητήσετε την ημερομηνία γέννησης του πελάτη και τον αριθμό της άδειας οδήγησης.

Στείλτε ένα αντίγραφο της απόδειξης πώλησης στον πελάτη μέσω ταχυδρομείου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή και των δύο. Για να βελτιώσετε την εξυπηρέτηση των πελατών, αποθηκεύστε αυτές τις πληροφορίες σε μια μορφή που μπορούν να έχουν πρόσβαση οι εργαζόμενοι. Αυτό επιταχύνει τα πράγματα την επόμενη φορά που ο πελάτης κάνει μια αγορά.

Κρατησε το ΑΣΦΑΛΕΣ

Κάθε επιχειρηματίας γνωρίζει ότι η αποδοχή ηλεκτρονικών πληρωμών, επιταγών και πληρωμών με πιστωτικές κάρτες συνεπάγεται κάποιο κίνδυνο. Η αποδοχή πληρωμών μέσω πιστωτικών καρτών μέσω τηλεφώνου δεν αποτελεί εξαίρεση. Ωστόσο, υπάρχουν τρόποι για την ελαχιστοποίηση του κινδύνου. Επενδύστε σε ένα καλό σύστημα σημείου πώλησης και το εγκαταστήστε επαγγελματικά. Η υπηρεσία επεξεργασίας πληρωμών που χρησιμοποιείτε θέλει να διαφυλάξει τις συναλλαγές όσο και εσείς. Επωφεληθείτε από τις διαδικασίες και τις συμβουλές ασφαλείας.

Το πρότυπο του Συμβουλίου Ασφάλειας Καρτών Πληροφορικής εξέδωσε ενημερωμένες απαιτήσεις το 2015. Γνωρίζετε ως PCI 3.0, τα πρότυπα αυτά παρέχουν στις μικρές επιχειρήσεις καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο μείωσης του κινδύνου. Το PCI 3.0 καλύπτει την εκπαίδευση των εργαζομένων, την κοινή ευθύνη της επιχείρησής σας με άλλα μέρη και τις επιλογές που μπορείτε να επιλέξετε για να προσαρμόσετε το PCI 3.0 στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Αυτό είναι ένας πολύτιμος πόρος που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο, χρήματα και πονοκεφάλους.