Λογιστική ως πληροφοριακό σύστημα
Η λογιστική είναι η γλώσσα της επιχείρησης. Οι διαδικασίες της χρησιμοποιούν αριθμούς για να μιλήσουν σε μια ιστορία για το πώς η εταιρεία σας κερδίζει και ξοδεύει χρήματα. Ένα λογιστικό σύστημα πληροφοριών παρέχει τη σύνταξη που σας επιτρέπει να συλλέξετε, να οργανώσετε και να ερμηνεύσετε με νόημα τις πληροφορίες που παρέχουν οι λογιστικοί σας αριθμοί. Αυτό περιλαμβάνει τα υπολογιστικά φύλλα στα οποία εισάγετε τους αριθμούς σας και τα συστήματα εταιρειών που διέπουν τον τρόπο με τον οποίο ο λογιστικός και λογιστικός υπάλληλος κάνει τις δουλειές τους. Το λογιστικό σας πληροφοριακό σύστημα μπορεί να είναι οικιακό ή επαγγελματικά ανεπτυγμένο. Οι ιδιαιτερότητές της είναι λιγότερο από το αποτέλεσμα: Πρέπει να σας παράσχουν τις πληροφορίες που χρειάζεστε και να οργανώσετε τα δεδομένα με τρόπο ειλικρινή και προσβάσιμο.
Ορισμός λογιστικού συστήματος
Ένα λογιστικό σύστημα είναι η συλλογή διαδικασιών και πρωτοκόλλων που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας για τη συλλογή και οργάνωση λογιστικών πληροφοριών. Περιλαμβάνει το λογιστικό σας λογισμικό ή χειρόγραφα υπολογιστικά φύλλα, μαζί με το χρονοδιάγραμμα για την εισαγωγή συναλλαγών και την κατανομή των λογιστικών καθηκόντων μεταξύ των μελών του προσωπικού. Το λογιστικό σας σύστημα είναι προσανατολισμένο προς τη δημιουργία αναφορών, όπως οι δηλώσεις κερδών και ζημιών και οι ισολογισμοί, που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε την οικονομική απόδοση της επιχείρησής σας με την πάροδο του χρόνου. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει προσαρμοσμένες αναφορές που συνοψίζουν άλλες πληροφορίες σχετικές με την κερδοφορία της εταιρείας σας, όπως τα μέτρα απόδοσης ή τις αναφορές πωλήσεων που αναλύονται για να παρουσιάσουν τις επιδόσεις κάθε πωλητή. Ένα επιτυχημένο λογιστικό σύστημα θα πρέπει να είναι λεπτομερές, αληθές στα πραγματικά περιστατικά και σχετικά εύκολα κατανοητό - τουλάχιστον μια φορά που κάποιος έχει κάποια εκπαίδευση στα βασικά στοιχεία.
Οι λειτουργίες της λογιστικής
Η λογιστική παρέχει στην επιχείρησή σας στοιχεία και αναφορές που σας επιτρέπουν να πληρώνετε τους φόρους σας και να συμμορφώνεστε με τους κανονισμούς. Εκτός από τους αριθμούς μισθοδοσίας και εισοδήματος που συμπληρώνουν τα τριμηνιαία και τα ετήσια φορολογικά έντυπα, η επιχείρησή σας μπορεί να χρειαστεί να παρέχει λογιστικές πληροφορίες στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και τα ενδιαφερόμενα μέρη όπως οι επενδυτές. Όταν υποβάλλετε αίτηση για τραπεζικά δάνεια, θα πρέπει επίσης να παρέχετε ακριβή και ενημερωμένα λογιστικά στοιχεία.
Ένα λογιστικό σύστημα πληροφοριών παρέχει επίσης ανατροφοδότηση σχετικά με τις λειτουργίες, επιτρέποντάς σας να κάνετε την επιχείρησή σας πιο κερδοφόρα. Οι κατηγορίες στις δηλώσεις κερδών και ζημιών σας κατανέμουν τα κέρδη και τις δαπάνες σας για να δείτε πού ξοδεύετε και κερδίζετε τα περισσότερα. Η σύγκριση αυτών των αριθμών με τους μέσους όρους της βιομηχανίας και οι εκθέσεις της δικής σας εταιρείας από προηγούμενα έτη σας επιτρέπουν να μετρήσετε την πρόοδο και να εντοπίσετε περιοχές όπου υπάρχει περιθώριο βελτίωσης.
Οι διαχειριστές χρησιμοποιούν λογιστικά στοιχεία για να αξιολογήσουν την επιτυχία διαφορετικών διαδικασιών και προγραμμάτων και να σχεδιάσουν το μέλλον. Τα προηγούμενα λογιστικά στοιχεία είναι ένα συγκεκριμένο σημείο εκκίνησης για την πρόβλεψη μελλοντικών πωλήσεων και μοντέλων δαπανών. Οι αναφορές που δείχνουν αρνητική αύξηση των πωλήσεων ή μια συνολική λειτουργική απώλεια μπορεί να σας ωθήσουν να κάνετε αλλαγές στις λειτουργίες για να καταστήσετε την επιχείρησή σας πιο αποδοτική και κερδοφόρα.
Υπολογιστικά και μηχανογραφικά συστήματα λογιστικής
Τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα μπορούν να είναι μηχανογραφικά ή μηχανολογικά. Το QuickBooks είναι το πιο διαδεδομένο πρόγραμμα λογισμικού λογιστικής για τις μικρές επιχειρήσεις. Τα Xero, Zoho και FreshBooks χρησιμοποιούνται επίσης ευρέως και έχουν χαρακτηριστικά ειδικά ευεργετικά για τις μικρότερες επιχειρήσεις. Αυτά τα συστήματα έχουν ενσωματωμένη λειτουργικότητα για κοινές λογιστικές διαδικασίες, όπως η παρακολούθηση καταθέσεων και αποσύρσεων τραπεζικών λογαριασμών και η δημιουργία κοινών αναφορών, όπως οι ισολογισμοί και οι δηλώσεις εισοδήματος.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα υπολογιστικά φύλλα προσαρμοσμένα στις ατομικές ανάγκες της επιχείρησής σας, όπως ένα σύστημα μισθοδοσίας που υπολογίζει μπόνους για ένα ιδιόκτητο σύστημα μπόνους. Τα προσαρμοσμένα συστήματα πληροφοριών είναι επίσης χρήσιμα για τον εντοπισμό λεπτομερειών λειτουργιών όπως ο υπολογισμός του μεταβλητού κόστους για συγκεκριμένα προϊόντα ή η περίληψη των πωλήσεων προϊόντων για κάθε έναν από τους τακτικούς πελάτες σας.
Αν προτιμάτε, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις μη αυτόματες λογιστικές πληροφορίες βάσει καταχωρήσεων χειρόγραφου ημερολογίου. Παρόλο που χρειάζεται περισσότερος χρόνος για να προσθέσετε στήλες και να δημιουργήσετε αναφορές με ένα μη αυτόματο σύστημα, οι πληροφορίες σας θα είναι ασφαλείς και δεν θα είναι ευάλωτες σε συντριβές και δυσλειτουργίες υπολογιστών.