7 βήματα για μια εταιρεία χωρίς χαρτιά

Σε μια εταιρεία χωρίς χαρτιά, μπορείτε να αντικαταστήσετε σειρές αρχειοθέτησης και στοίβες νεκρών δέντρων με φυτά σε γλάστρες και καθαρό χώρο. Η μετατροπή των υπαρχόντων αρχείων σε ηλεκτρονική μορφή τους διευκολύνει την αποθήκευση, κοινή χρήση και αναζήτηση. Με το σωστό ηλεκτρονικό σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στη θέση του, ένα γραφείο χωρίς χαρτιά είναι επίσης ασφαλές από χαμένα ή κατεστραμμένα αρχεία.

Πάρτε Buy-in Εργοδοτών

Εάν οι υπάλληλοί σας διστάζουν ή αντέχουν στη μετάβαση σε ένα γραφείο χωρίς χαρτιά, δεν θα πραγματοποιήσετε ποτέ επιτυχώς το μεταγωγέα. Ξεκινήστε τις συζητήσεις νωρίς και συχνά με όσο το δυνατόν περισσότερους υπαλλήλους σχετικά με εναλλακτικές λύσεις χωρίς χαρτί στις τρέχουσες ροές εργασίας τους. Προσδιορίστε τα μέλη του προσωπικού που ενδιαφέρονται περισσότερο για τη μετάβαση σε έγγραφα χωρίς χαρτιά και τα εμπλέξτε σε πιλοτικά έργα για τη μετατροπή τομέων της επιχείρησης. Για παράδειγμα, ένας ρεσεψιονίστ θα μπορούσε να πάρει τη συνήθεια να στείλει μηνύματα μέσω φωνητικών μηνυμάτων αντί να τα γράψει.

Διαγραφή αρχείων

Δεν έχει νόημα η σάρωση και η μετατροπή χαρτιών που δεν χρειάζεστε στην πρώτη θέση. Αρχίστε με την ταξινόμηση των υπαρχόντων ντουλαπιών αρχείων ή σωρών χαρτιού και την απομάκρυνση παλιού υλικού, όπως παλιά σημειώματα ή ληγμένα εγχειρίδια, που απλά δεν χρειάζεστε. Συμβουλευτείτε τον πληρεξούσιό σας και τον λογιστή για να μάθετε πόσα χρόνια εισπράξεων και επαγγελματικών αρχείων πρέπει να φυλάσσετε.

Σάρωση και OCR υπάρχοντα έγγραφα

Αγοράστε ένα σαρωτή που συνοδεύεται από λογισμικό OCR, το οποίο σαρώνει έγγραφα σε αρχεία PDF ή Word που μπορούν να αναζητηθούν αυτόματα. Ένας σαρωτής διπλής όψεως, μεγάλης χωρητικότητας που δέχεται πολλαπλά μεγέθη χαρτιού, από αποδείξεις σε φύλλα νομικού μεγέθους, θα πρέπει να ικανοποιεί τις ανάγκες των περισσότερων χώρων εργασίας. Για τα γραφεία που δεν μπορούν να αποφύγουν τη συχνή σάρωση μεγάλου όγκου εγγράφων, εξετάστε το ενδεχόμενο να δώσετε σε κάθε εργαζόμενο έναν επιτραπέζιο σαρωτή για να εξαλείψει τις γραμμές σε ένα μεγαλύτερο μηχάνημα.

Εγγραφείτε για χρέωση χωρίς χρέωση

Οι περισσότερες εταιρείες προσφέρουν επιλογές χρεώσεων χωρίς χαρτί, στις οποίες αποστέλλουν τιμολόγια και αποδείξεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αντί να τις ταχυδρομούν. Όχι μόνο αυτό θα μειώσει το φορτίο χαρτιού σας, αλλά ορισμένοι έμποροι λιανικής πώλησης προσφέρουν ακόμα και έκπτωση ή μπόνους εάν απενεργοποιήσετε το χαρτί. Βεβαιωθείτε ότι ο καθορισμένος παραλήπτης αποθηκεύει αυτά τα αρχεία σε μια κεντρική τοποθεσία, όχι στον προσωπικό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του, για να εξασφαλίσει μελλοντική πρόσβαση.

Αλλαγή σε ηλεκτρονικό φαξ

Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες όπως το eFax και το FaxZero, σε συνδυασμό με ένα σαρωτή, μπορούν να αντικαταστήσουν εντελώς ένα παραδοσιακό μηχάνημα φαξ. Εκχωρήστε το ηλεκτρονικό σας μηχάνημα φαξ και λάβετε τα εισερχόμενα φαξ ως PDF με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αποστολή φαξ φορτώνοντας ένα αρχείο PDF που έχει σαρωθεί ή δημιουργηθεί από υπολογιστή. Αυτές οι υπηρεσίες μπορούν ακόμη και να δημιουργήσουν αυτόματα ένα φύλλο κάλυψης για εσάς.

Αποσυναρμολογήστε τα υπόλοιπα έγγραφα

Η ανάκτηση των περιουσιακών στοιχείων του πελάτη και των φορολογικών εγγράφων στον κάδο απορριμμάτων μπορεί να είναι ένα απροσδόκητο δώρο σε έναν κλέφτη ή έναν αγχωτικό ανταγωνιστή. Βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε προφυλάξεις κατά τη διάθεση σαρωμένων εγγράφων, όπως η πρόσληψη μιας εταιρείας τεμαχισμού για την καταστροφή ευαίσθητων αρχείων.

Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των ηλεκτρονικών αρχείων σας

Αν δεν δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας, ένας μόνος αποτυχημένος σκληρός δίσκος ή υπερβολική ισχύς μπορεί να εξαλείψει ολόκληρο το επιχειρηματικό σας ιστορικό. Ρυθμίστε ένα κεντρικό αποθετήριο αρχείων, όπως έναν κοινόχρηστο διακομιστή, και επαναφέρετε τα περιεχόμενά του τακτικά σε έναν εξωτερικό διακομιστή εκτός του χώρου. Ένα γεωγραφικά κατανεμημένο σχέδιο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας σας προστατεύει από την αποτυχία του σκληρού δίσκου καθώς και από απειλές λόγω τοποθεσίας όπως σεισμούς ή πυρκαγιές.