5 Διαδικασίες για τη διασφάλιση της ασφάλειας των πληροφοριών μισθοδοσίας

Η κρίσιμη λειτουργία του τμήματος μισθοδοσίας σε συνδυασμό με τις ευαίσθητες πληροφορίες των εργαζομένων που εμπλέκονται σημαίνει ότι η ασφάλεια αποτελεί βασικό μέλημα. Ο τύπος των πληροφοριών και ο τρόπος με τον οποίο αποθηκεύονται, παίζουν ρόλο στο πόσο καλά φυλάσσετε τα οικονομικά σας στοιχεία, τα νομικά ζητήματα και τα προσωπικά σας στοιχεία προστατεύονται.

Ασφαλές φυσικό περιβάλλον

Η φυσική διάταξη του τμήματος μισθοδοσίας επηρεάζει την ασφάλεια των πληροφοριών. Τα φυσικά αντίγραφα των εγγράφων που περιέχουν προσωπικές πληροφορίες πρέπει να κλειδώνονται ανά πάσα στιγμή. Τα ντουλάπια αρχειοθέτησης με κλειδαριές λειτουργούν καλά για το σκοπό αυτό. Τοποθετήστε τα γραφεία έτσι ώστε οι οθόνες του υπολογιστή να μην είναι ορατές από την πόρτα ή από εκείνους που περπατούν κοντά. Κρατήστε τις πόρτες στο γραφείο μισθοδοσίας κλειδωμένες με πρόσβαση μόνο στους μισθούς και την εξουσιοδοτημένη διοίκηση. Εάν τα έγγραφα αποθηκεύονται εκτός τόπου, επιλέξτε μια θέση που σας επιτρέπει να διατηρείτε τα έγγραφα κλειδωμένα με πρόσβαση μόνο από εξουσιοδοτημένο προσωπικό.

Περιορίστε την πρόσβαση

Εκτός από τις φυσικές προφυλάξεις, μια εταιρεία πρέπει να καθορίσει κατευθυντήριες γραμμές για την πρόσβαση στις πληροφορίες μισθοδοσίας. Για παράδειγμα, οι μεμονωμένοι υπάλληλοι είναι συνήθως σε θέση να έχουν πρόσβαση στα δικά τους αρχεία, αλλά άλλοι υπάλληλοι δεν θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες των συναδέλφων τους. Προσδιορίστε ποιος έχει πρόσβαση στα αρχεία κάθε υπαλλήλου και πώς χειρίζεται την πρόσβαση. Φέρτε τις συγκεκριμένες πληροφορίες στον εργαζόμενο αντί να του επιτρέψετε να τον ανακτήσει. Η εποπτεία ενώ ο υπάλληλος βρίσκεται στο τμήμα μισθοδοσίας είναι επίσης καθοριστικής σημασίας για τη διατήρηση της ασφάλειας.

Δημιουργία ηλεκτρονικής ασφάλειας

Δεδομένου ότι η πλειονότητα των μισθοδοσιών γίνεται ηλεκτρονικά, η επιλογή του λογισμικού και η ηλεκτρονική ασφάλεια της εταιρείας είναι ουσιαστικής σημασίας. Η εταιρεία σας χρειάζεται ένα τείχος προστασίας για την προστασία των συστημάτων και των βάσεων δεδομένων του υπολογιστή σας. Η προστασία με κωδικό πρόσβασης σε όλους τους σταθμούς ηλεκτρονικών υπολογιστών παρέχει περαιτέρω ηλεκτρονική προστασία. Εργαστείτε με το τμήμα τεχνολογίας πληροφοριών ή με έναν ανεξάρτητο σύμβουλο για να αναβαθμίσετε την ασφάλειά σας και διεξάγετε τακτικούς ελέγχους για να διασφαλίσετε ότι το σύστημα λειτουργεί σωστά.

Τυποποιήστε εξωτερικά αιτήματα

Οι εξωτερικές έρευνες για πληροφορίες μισθοδοσίας σας αφήνουν ανοιχτό σε πιθανή παραβίαση. Ενώ οι πιστωτές, οι εταιρείες υποθηκών και άλλες οντότητες με οικονομικό συμφέρον ενδέχεται να επικοινωνήσουν μαζί σας, δεν υπάρχει τρόπος να εξακριβωθεί ποιος είναι στην άκρη της γραμμής. Μπορείτε να πάρετε κλήσεις που επιδιώκουν να επαληθεύσουν το εισόδημα για έναν υπάλληλο ή από τους πιστωτές που θέλουν να γαρνίρετε τους μισθούς. Δημιουργήστε ένα τυποποιημένο σύστημα για να ενημερωθείτε γραπτώς για αυτές τις πληροφορίες. Σε περίπτωση καταδίκης, πρέπει να ακολουθηθούν τα κατάλληλα νόμιμα κανάλια. Εκπαίδευση όλων των υπαλλήλων μισθοδοσίας σχετικά με τις κατάλληλες διαδικασίες για την απελευθέρωση τυχόν προσωπικών πληροφοριών σχετικά με τους υπαλλήλους.

Διαχειριστείτε σωστά τη διάθεση

Ένας μικρότερος αριθμός εγγράφων και πληροφοριών στο χέρι σημαίνει λιγότερη πιθανότητα παραβίασης της ασφάλειας. Όπου είναι δυνατόν, περιορίστε τον αριθμό των στοιχείων που διατηρούνται εκτός εάν απαιτείται για φορολογικούς ή λογιστικούς λόγους. Όταν καταργείτε τα έγγραφα, η σωστή διάθεση είναι απαραίτητη. Καθιέρωση οδηγιών για τη διαχείριση ευαίσθητων εγγράφων, τα οποία θα πρέπει να περιλαμβάνουν ασφαλή τεμαχισμό των υλικών.