10 κανόνες για την κατάλληλη εθιμοτυπική συνάντηση των επιχειρήσεων
Η τήρηση της κατάλληλης εθιμοτυπίας για μια επαγγελματική συνάντηση καθιερώνει το σεβασμό μεταξύ των συμμετεχόντων στη σύσκεψη, βοηθά την έναρξη και τη λήξη της συνάντησης εγκαίρως και προωθεί ένα κλίμα συνεργασίας. Η έλλειψη εθιμοτυπίας και ο κακός σχεδιασμός είναι δύο από τους κύριους λόγους για τους οποίους πολλές επαγγελματικές συναντήσεις αποτυγχάνουν. Διδάξτε την εθιμοτυπία των επιχειρηματικών συναντήσεων των υπαλλήλων σας για να διασφαλίσετε ότι οι συναντήσεις της επιχείρησής σας είναι αποτελεσματικές.
1. Άφιξη νωρίς (χωρίς δικαιολογίες)
Φτάστε στη θέση της επιχειρηματικής συνάντησης τουλάχιστον 15 λεπτά νωρίτερα. Αυτό δείχνει σεβασμό και σας επιτρέπει να βρείτε μια θέση και να βρεθείτε πριν ξεκινήσει η σύσκεψη.
2. Ακολουθήστε την Ατζέντα
Ο πρόεδρος της συνεδρίασης πρέπει να διανείμει την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων σε κάθε συμμετέχοντα τουλάχιστον μία εβδομάδα εκ των προτέρων. Οι συμμετέχοντες πρέπει να καλέσουν τον πρόεδρο να εκφράσει τυχόν ανησυχίες σχετικά με την ημερήσια διάταξη τουλάχιστον 48 ώρες πριν από τη συνεδρίαση. Ο πρόεδρος και ο ενδιαφερόμενος συμμετέχων θα έχουν στη συνέχεια το χρόνο να καθορίσουν εάν πρέπει να γίνουν αλλαγές. Η ημερήσια διάταξη θα πρέπει επίσης να αναφέρει τις ώρες έναρξης και λήξης της συνάντησης.
3. Να είστε καλά προετοιμασμένοι
Κάθε συμμετέχων πρέπει να έρθει στη συνάντηση με όλα τα υλικά και τα δεδομένα που θα χρειαστεί και να κατανοήσει το θέμα της συνάντησης. Ολόκληρος ο σκοπός της συνάντησης είναι να συζητήσει το θέμα στο χέρι. Έχετε χάσει το χρόνο όλων εάν δεν είστε διατεθειμένοι να συμβάλλετε.
4. Πάρτε τακτικές διακοπές
Οι συναντήσεις πρέπει να έχουν διάλειμμα κάθε δύο ώρες για να εξασφαλιστεί ότι οι συμμετέχοντες θα παραμείνουν συγκεντρωμένοι. Στόχος για διαλείμματα περίπου 20 λεπτών και το γεύμα διαλείμματα περίπου 30 λεπτά.
5. Ακολουθήστε τον κώδικα φόρεσης
Ο πρόεδρος θα πρέπει να αναφέρει τι είδους ενδυμασία απαιτείται για τη συνάντηση, είτε επαγγελματική είτε επαγγελματική, και οι συμμετέχοντες θα πρέπει να ακολουθήσουν αυτόν τον κανόνα. Μια αντιπροσωπευτική λίστα της ενδυμασίας θα ήταν χρήσιμη καθώς οι συμμετέχοντες μπορεί να έχουν διαφορετικές απόψεις για το ποιο τυπικό επιχειρηματικό και επιχειρηματικό επίσημο. Για παράδειγμα, κατά την καταχώριση της συνάντησης ως επίσημης επιχείρησης, μπορείτε να υποδείξετε ότι αρκεί ένα κουμπί πουκάμισο και κουκουνάκια.
6. Μιλήστε στο Turn
Κρατήστε τη συνάντηση οργανωμένη μιλώντας μόνο όταν έχετε το πάτωμα. Δώστε ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της καθορισμένης περιόδου ερωτήσεων και σηκώστε το χέρι σας για να αναγνωριστεί από τον πρόεδρο ότι έχει το λόγο. Μην διακόπτετε κάποιον όταν μιλάει ή υποβάλλει μια ερώτηση.
7. Ακούστε, Ακούστε πραγματικά
Μπορεί να διαπιστώσετε ότι πολλές από τις ερωτήσεις που έχετε σχετικά με ένα θέμα απαντώνται από το περιεχόμενο της συνάντησης. Ακούστε προσεκτικά τη συνάντηση και σημειώστε. Η ενεργή ακρόαση σέβεται και σας δίνει μια σταθερή βάση για να διαμορφώσετε την απάντησή σας.
8. Κρατήστε την ηρεμία
Αποφύγετε τις νευρικές συνήθειες, όπως χτυπώντας ένα στυλό στο τραπέζι, κάνοντας ακουστικούς θορύβους με το στόμα σας, χτυπάτε χαρτιά ή χτυπώντας τα πόδια σας στο πάτωμα. Αυτό αποσπά την προσοχή από άλλους συμμετέχοντες και σας κάνει να νιώθετε άγχος, ακόμα κι αν δεν είστε.
9. Να είστε ευγενικοί με το τηλέφωνό σας
Απενεργοποιήστε το κινητό σας πριν από την έναρξη της συνάντησης. Εάν περιμένετε μια επείγουσα κλήση, στη συνέχεια, ρυθμίστε το τηλέφωνό σας να δονείται και να συγχωρείτε τον εαυτό σας από τη συνάντηση, εάν έρχεται η κλήση. Εκτός αν έχουν εγκριθεί φορητοί υπολογιστές για τη συνάντηση, απενεργοποιήστε τη συσκευή σας και χαμηλώστε την οθόνη έτσι ώστε να μην εμποδίζετε θέα.
10. Μην φέρνετε τους επισκέπτες
Μην φέρνετε τους αιφνιδιασμένους επισκέπτες σε μια συνάντηση. Εάν έχετε κάποιον που θα θέλατε να φέρετε σε μια συνάντηση, τότε επικοινωνήστε με τον πρόεδρο για να του επιτραπεί να φέρει τον επισκέπτη σας. Εάν η άδεια δεν παραχωρηθεί, τότε μην τον φέρτε.